Qu’est-ce que le Supplier Relationship Management (SRM) ?
Vous souhaitez tout savoir sur le Supplier Relationship Management dans le cadre d’achats de prestations intellectuelles ? Grands comptes, entreprises de service, vous souhaitez vous structurer, gagner en agilité ? Pour piloter avec brio votre sous-traitance, découvrez les leviers du SRM, qui, avant d’être une catégorie de logiciel, est avant tout un processus achat. Nous vous dévoilons ici l’ensemble des actions qui optimisent la gestion de la relation fournisseur.
Au sommaire
1. Qu’est-ce que le SRM ?
2. Pourquoi mettre en place une démarche de Supplier Relationship Management ?
3. Un SRM de qualité, c’est quoi ?
4. SRM : les avantages pour les achats de prestations intellectuelles
5. Le portage commercial : à savoir
6. Limites et risques du SRM
1. Qu’est-ce que le SRM ?
Vous souhaitez fluidifier et booster vos achats de prestations de service ? Maîtriser votre flux de sous-traitance et créer de nouveaux modèles de sourcing est votre préoccupation ? Afin de propulser la satisfaction des prescripteurs opérationnels, il est temps de digitaliser votre relation fournisseur et d’innover ! Pour cela, cette dernière doit être entretenue de la meilleure manière possible et c’est là que le SRM déploie ses bénéfices.
Définition simple du SRM
Dans le cadre des achats de service, le Supplier Relationship Management, aussi appelé Vendors Management, est tout simplement la façon dont vous pilotez et évaluez le travail avec vos partenaires. Comparable aux processus CRM que vous avez l’habitude de mettre en place côté client, il s’agit ici de tirer le maximum de valeur de la relation que vous entretenez avec vos fournisseurs.
2. Pourquoi mettre en place une démarche de Supplier Relationship Management ?
Au-delà d’un simple partage d’informations, c’est LE moyen pour déployer une méthodologie commune et partager des termes métiers mutuels qui favorisent les échanges et les activités respectives.
À quoi sert le SRM ?
Le Supplier Relationship Management concerne le pilotage, le suivi et la structuration des relations partenaires. Même si la baisse des coûts et l’amélioration des niveaux de services restent des sujets primordiaux, l'objectif global du SRM est de rationaliser l’ensemble des processus qui se déroulent entre le client et son fournisseur afin de :
Améliorer le sourcing des fournisseurs (quantitativement et qualitativement)
Négocier de meilleurs tarifs
Accélérer l’onboarding des fournisseurs et sous-traitants
Fluidifier la gestion de vos contrats
Renforcer les relations avec les fournisseurs
Etc.
Au final, il s’agit de rationaliser vos achats pour gagner en agilité et réactivité. Dans un environnement business de plus en plus interconnecté, l’écosystème que vous formez avec vos partenaires doit être résilient aux changements qui impactent indéniablement tous les acteurs.
Le SRM vise à développer une relation mutuellement bénéfique entre l'organisation et ses fournisseurs, notamment ceux jugés les plus stratégiques. Elle vise également à promouvoir la qualité et l'innovation pour obtenir un avantage concurrentiel sur le marché.
3. Un SRM de qualité, c’est quoi ?
3.1. Passez à l’action dès le sourcing : segmentez vos fournisseurs
Pour évaluer votre relation fournisseur, vous devez dans un premier temps segmenter vos prestataires. Plusieurs critères doivent permettre de faire émerger des typologies de partenaires suivant :
Leur taille et éventuellement leur solidité financière ;
Les compétences et expertises proposées ;
Leurs niveaux d’engagements sociétal et environnemental ;
Le niveau de dépendance de votre organisation vis-à-vis du partenaire ;
Etc.
Cette analyse doit aboutir à l’émergence de plusieurs groupes avec, en premier lieu, les fournisseurs stratégiques, ceux qui cochent toutes les cases en termes de pérennité, de performance et part d’activité. Par exemple :
Les fournisseurs dits stratégiques, ceux qui vous coûtent le plus cher ou ceux qui sont plus petits, mais incontournables pour booster l’innovation ;
Ceux auprès desquels vous achetez de nombreuses prestations, mais dans une proportion limitée ou qui proposent des compétences rares, ce sont des fournisseurs tactiques ;
Puis, le reste des prestataires, ceux avec lesquels vous travaillez ponctuellement ou ont le moins d’impact sur votre activité.
Une fois que vous avez créé une grille d’analyse de votre panel, il est d’autant plus simple de piloter votre sourcing, anticiper les attentes des prescripteurs et gérer les points faibles de votre panel en mettant en place des approches différenciées ou des ressources spécifiques.
3.2. Poser des objectifs clairs
Un fil rouge est obligatoire pour le SRM. Pour cela, il convient de poser des objectifs alignés sur les objectifs stratégiques globaux de votre entreprise. Cela inclut :
Le bon pilotage des projets ;
La réduction des coûts ;
L’innovation ;
Le gain de temps ;
Etc.
Pour piloter ces objectifs, vous devez mesurer la performance de vos fournisseurs par rapport à ces derniers. La mise en place d’évaluations différenciées suivant la typologie de fournisseurs est essentielle.
Un processus beaucoup plus rare est l’évaluation des équipes clientes (prescriptrices, achats, etc.) par les fournisseurs. Cette réciproque peut s’avérer très utile pour piloter également vos objectifs en interne.
3.3. Déployer votre stratégie
Les actions SRM sont avant tout des processus achats mais il ne faut pas négliger d’inclure toutes les parties prenantes dans l’application opérationnelle et le pilotage. Nous avons déjà évoqué les départements prescripteurs (« métiers ») et juridique, il faut aussi ajouté le back-office de gestion qui est souvent un acteur majeur de la relation avec les fournisseurs. Il est important de garder à l’esprit que le SRM permet de tirer le maximum de valeur de la relation pour toutes les parties.
Points de suivi régulier, évaluations, amélioration continue… ne négligez aucune interaction qui vous paraissent nécessaires pour le pilotage de votre relation fournisseur.
Ensuite, quid des coûts et des accords de services existants entre les fournisseurs et votre entreprise. En effet, les actions en cours (commandes, contrats, appels d’offres, etc.) ont un impact sur la relation future que vous souhaitez mettre en place avec vos partenaires. Quels que soient les objectifs et moyens retenus, pour que la conduite du changement fonctionne, optez pour le design collaboratif et l’innovation.
3.4 Appuyez-vous sur des outils spécialisés
Enfin, tous les process qui impliquent des décisions et qui impactent la gestion de la relation fournisseur et donc celui de l’achat de PI, supposent la mise en place d’outils collaboratifs digitalisés et des logiciels SaaS spécifiques. C’est une condition sine qua non pour optimiser vos relations fournisseurs.
Facilitez-vous la vie avec un logiciel de gestion de la sous-traitance qui soutienne votre démarche SRM, vous gérerez avec efficacité :
Les AO et les référencements ;
Les demandes de devis ;
Le recueil et l’analyse des propositions ;
Les contrats et bons de commande ;
Le suivi et l’évaluation de vos fournisseurs ;
Un portail fournisseur pour la mise à jour des informations fournisseurs et le dépôt des factures ;
Etc.
3.5 N’oubliez pas d’entretenir la relation avec vos fournisseurs
Une stratégie SRM efficace nécessite également de cultiver des rapports personnels avec les fournisseurs et d'œuvrer à l'instauration d'une confiance mutuellement bénéfique. Cela peut signifier les faire participer à la planification d'initiatives clés ou au développement conjoint d'innovations.
4. SRM : les avantages pour les achats de prestations intellectuelles
Dans votre processus d’achat de prestations intellectuelles, piloter avec efficacité ses fournisseurs comporte de nombreux avantages.
4.1. Un pilotage optimisé de la relation fournisseur
La proximité des acteurs est ici une notion clé sur laquelle vous vous appuierez pour améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. Si des délais de livraison existent, des problèmes de qualité, de conformité, des préoccupations éthiques ou des catastrophes naturelles et sanitaires surviennent, il faut savoir y pallier afin d’assurer la continuité de l’activité. Pour cela, vous pourrez vous reposer en particulier sur :
Une communication claire et à double sens avec tous les partenaires ;
Un partage de vos méthodes, ce qui contribue indéniablement à l’amélioration des propositions fournisseurs puisqu’ils sont au fait des attentes de votre entreprise ;
Une meilleure connaissance de la valeur ajoutée que chaque fournisseur peut vous apporter ;
Une bonne connaissance du marché du service.
4.2. Un pilotage par anticipation
Lorsque vous instaurez dans vos équipes une structuration des processus d’entreprise pour piloter l’ensemble de vos activités, vous obtenez un suivi complet de ces dernières. Vous optimisez la gestion de votre temps et de celui de vos collaborateurs.
En déployant ce type de démarche, vous gardez un œil avisé et stratégique sur l’activité d’achat de services de votre entreprise.
Rien ne vous échappe : sourcing, contractualisation, reportings, prévisionnels d’achats, temps passé par projet…
4.3 Un pilotage qui booste le potentiel de votre entreprise
En connectant votre entreprise à son écosystème, vous ralliez à vous vos clients internes et vos fournisseurs. C’est un excellent moyen de réduire l’intermédiation et de booster vos performances.
Les nouveaux modèles sourcing peuvent parfois occasionner de véritables ruptures au sein des départements prescripteurs, la DSI en particulier, qui doivent être anticipées et accompagnées : nouvelles compétences, nouvelles méthodologies, projets, nouveaux profils… Ces changements doivent se préparer et être accompagnés en interne. La démarche SRM peut intervenir afin d’identifier et mieux partager les éléments du marché et mettre en place des plans de communication, voir des accompagnements personnalisés.
Vos équipes opérationnelles gagnent en agilité lorsque vous permettez la connexion de toutes les parties prenantes du processus achat. Vous optimisez votre visibilité et vous décuplez votre potentiel grâce à un outil de management adapté à vos objectifs opérationnels.
5. Le portage commercial : à savoir
Dans le cadre d’achats de prestations intellectuelles, le portage commercial s’avère très judicieux pour optimiser son SRM. Des spécialistes déploient leur expertise en portage commercial et conseil achat au travers d’un guichet unique et une transparence totale pour les groupes qui souhaitent rationaliser leur base fournisseur et variabiliser les coûts de structure.
Cela consiste à déléguer la gestion de vos fournisseurs de prestations intellectuelles à un tiers expert, devoir de vigilance et suivi opérationnel en premier lieu.
Et, cela concerne la partie la moins stratégique de son panel fournisseur afin de cadrer au mieux la gestion des risques !
6. Les limites du SRM
Faire le choix d’une gestion fournisseur pilotée par un logiciel performant qui synchronise les entreprises avec leur écosystème, c’est aussi une action de digitalisation cruciale : c’est un pas important et incontournable pour votre business et votre société. Néanmoins, pour que cela fonctionne, vos collaborateurs doivent y adhérer, c’est pourquoi l’onboarding est une étape capitale qui exige du soin et de la bienveillance.
Par ailleurs, il convient de délimiter les droits et les accès de chacun pour une sécurisation totale des données confidentielles.
Enfin, le déploiement de ce type d’outil demande un accompagnement sur mesure afin d’être rapidement opérationnel.
Mais ce ne sont pas les seuls freins, car d’autres défis restent à relever :
Réussir à rassembler les différentes cultures d’entreprise : tout le monde doit jouer le jeu et voir la valeur de la démarche ;
Vérifier que les fournisseurs répondent à vos normes éthiques, sociales et environnementales : votre RSE (Responsabilité sociétale de l’entreprise) en découle directement.
Former vos prestataires à vos process pour gagner en performance, cela peut prendre du temps.
Boostez votre SRM avec un logiciel pro actif et novateur : partagez des informations stratégiques avec vos fournisseurs pour une communication bidirectionnelle et renforcez votre gestion. Vous vous retrouverez en meilleure position concurrentielle, car en mesure de négocier de meilleures offres avec vos fournisseurs. Plus vous serez en mesure d’appréhender le marché des prestations intellectuelles de manière efficace, plus vous maîtriserez la gestion des risques et les gains financiers associés.
Dernier conseil pour la route : travaillez en continu sur votre sourcing et cherchez à construire une relation sur la durée, c’est le secret d’un bénéfice mutuel pérenne !