5 étapes pour un Achat de prestation intellectuelle réussi
Pourquoi certaines entreprises réussissent mieux que d’autres en ce qui concerne les achats de prestations intellectuelles ? Comment contractualiser avec les meilleurs talents ?
Pour réussir ses achats de prestations intellectuelles, il faut maîtriser des processus qui intègrent de nombreuses parties prenantes. Dans cet article, découvrez les 5 étapes d'un achat de service réussi !
Au sommaire
1. Cerner et comprendre les besoins de l’entreprise
2. Mobiliser les parties prenantes
3. Recruter le meilleur prestataire intellectuel
4. Sécuriser et valider la réalisation de prestations intellectuelles
5. Animer votre panel fournisseurs
6. Réussir les achats de prestations intellectuelles avec Sincro
1. Cerner et comprendre les besoins de l’entreprise
Le rôle de chargé d’Achat PI (Prestations Intellectuelles) est vital pour les grandes entreprises. Il doit être capable d’analyser les besoins des équipes internes et de sélectionner les meilleurs prestataires pour celles-ci. Dans un premier temps, chaque départements prescripteurs de l’entreprise doit être analysé en détail :
Leur historique de prestation de services ;
Leur structure organisationnelle ;
Les différences culturelles entre les départements ;
Les problèmes majeurs (juridique ou organisationnel).
Cet audit préalable est nécessaire pour cerner et comprendre le fonctionnement de l'entreprise.
Les entretiens avec les responsables de chaque pôle métier permettent ensuite d’identifier leurs objectifs, leur budget ainsi que les axes d’améliorations sur lesquels travailler.
Une fois que le responsable des achats PI a pris connaissance de ces informations, il peut mobiliser les différents intervenants internes.
2. Mobiliser les parties prenantes
Tous les départements d’une entreprise sont potentiellement prescripteur d’achat de services (DSI, R&D, Marketing, Ressources humaines, et même parfois… les Achats eux-mêmes !).
Chaque besoin ou compétence recherché étant différent, il faut savoir s’adapter à chaque type de prescripteurs et mettre en place des processus collaboratifs dédiés. Par exemple, certains départements souhaiteront avoir la main sur la rédaction des annonces avant validation et diffusion par les achats. Loin d’être un frein, ce partage des responsabilités et cet apport métier doivent permettre une meilleure efficacité dans la mise en place du processus de sourcing.
Enfin, cette synergie va permettre de mieux comprendre les compétences clefs recherchées par les responsables métiers.
Il est important que les équipes travaillent en forte proximité sur ces sujets. En tant que fournisseurs internes, la direction achat a elle-même des objectifs plus globaux au sein de l’entreprise. La compréhension des enjeux réciproques de chacun permettra une collaboration sur le long terme.
3. Sourcer les meilleurs partenaires
Qu’il s’agisse de cibler des partenaires pouvant répondre à une multitude de besoins ou un freelance spécialisé dans un domaine très spécifique, le sourcing de compétences est une des activités les plus complexes du processus d’achat. C’est également un domaine dans lequel vous pouvez être créatifs !
Dans un marché de pénurie comme celui de l’IT, il est nécessaire de mettre en place des stratégies hybrides suivant les besoins de votre entreprise. Si les plus grands fournisseurs peuvent encore répondre à 80% des besoins en compétences, le marché à beaucoup évolué ces 10 dernières années et il est aujourd’hui plus compliqué d’avoir une vision complète des écosystèmes.
Les éléments rassemblés lors de vos entretiens avec les équipes métiers doivent vous permettre de vous orienter plus finement.
Pour parfaire votre connaissance du marché et vous accompagner dans vos recherches, n’hésitez pas à faire appel à des entreprises ou des réseaux de sourcing spécialisés.
Nous détaillerons prochainement dans un nouvel article les différentes stratégies de sourcing possibles actuellement.
4. Sécuriser et valider les prestations
Une fois que vous avez trouvé le partenaire idéal, l’étape de contractualisation s’impose. Il est primordial de faire intervenir le département juridique en amont de la signature afin de sécuriser la prestation, en particulier vos droits de propriété intellectuelle sur la mission délivrée.
4.1. S’accorder sur le tarif de la prestation
Dans le cas d’un achat de service en régie, il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lorsque vous négociez :
La rareté et le niveau de compétences requis : si la prestation nécessite des compétences ou un niveau d'expertise particuliers, cela peut entraîner un surcoût.
La demande du marché : le prix de la prestation peut être influencé par la demande du marché et la concurrence. Si la demande est forte et que la concurrence est faible, vous aurez peu de leviers de négociation.
Le budget alloué par le prescripteur : il est possible que le budget des équipes métiers soit en deçà du prix du marché ou du tarif proposé par le fournisseur. Il sera alors peut-être nécessaire de revoir le niveau de compétence recherché ou le budget alloué.
Bien sûr, si vous avez préalablement établi un accord-cadre avec le fournisseur, vous avez surement déjà une grille de prix qui s’applique au profil sourcé. Cela n’empêche pas les négociations ponctuelles, mais elle permet de fixer les relations commerciales pendant une certaine durée. Certains baromètres annuels tels que l’étude BRAPI constituent des socles intéressants pour construire vos propres référentiels.
N’oubliez pas les coûts indirects liés à la prestation, tels que les frais de déplacement, les frais de communication, etc., s’ils sont pris en charge.
4.2. Acquérir les droits de propriété intellectuelle
Habituellement, les salariés cèdent automatiquement les droits de propriété intellectuelle à leur employeur. En revanche, dans le cadre d’une PI, il est important de contractualiser avant mission la répartition des droits de propriété intellectuelle. La création d'une clause de transfert des droits de PI est essentielle pour éviter les complications juridiques.
Par exemple, si vous faites appel à un prestataire externe pour réaliser la charte graphique de votre marque, vous devez sécuriser les droits d'auteur pour tous les logos ou conceptions visuelles fournis par celui-ci.
4.3. Valider la prestation de service intellectuel
L'achat de services intellectuels nécessite de définir clairement l’objet de la mission. En plus de clauses habituellement liées au type de mission (régie ou forfait) qui doivent être établies conjointement avec les départements métiers et juridique, il est primordial de mesurer la performance de chaque prestataire en y associant des livrables clairs.
Vous pouvez également vous appuyer sur des KPI supplémentaires spécifiques à votre entreprise pour analyser la pertinence et l'efficacité d'une prestation intellectuelle.
Dernier point, afin d’être en règle avec la législation, il est important que vous mettiez en place un processus de suivi du devoir de vigilance vis-à-vis de vos fournisseurs.
5. Animer votre panel fournisseurs
Dernière étape importante : le suivi de la mission et de votre partenaire ! Une fois que le contrat est signé, assurez vous de suivre l'avancement du projet de près afin d’être certain que les prestations sont livrées dans les délais et selon les conditions prévues. Les remontées effectuées par les départements prescripteurs sont primordiales pour anticiper d’éventuels problèmes ou évaluer la relation avec votre fournisseur.
De la même façon, une évaluation régulière (trimestrielle ou semestrielle par exemple) est une bonne pratique afin de réunir les différentes parties prenantes (prestataire inclus) pour faire un point sur la mission et/ou revoir les paramètres commerciaux du contrat. Cela vous permettra également de récolter des informations importantes quant à la qualité des services fournis.
Pour rationaliser le suivi et la gestion des missions, vous pouvez mettre en place un dispositif de portage commercial et ainsi déléguer cette activité à une société dont c’est le cœur de métier : lien Beteam.
6. Réussir les achats de prestations intellectuelles avec Sincro
Sincro offre aux entreprises une suite de solutions et de services pour mieux soutenir leurs projets. Il s'agit notamment d'outils de structuration et d'accompagnement pour faire gagner du temps aux Acheteurs PI :
Gérez vos achats de prestations intellectuelles tout en maîtrisant le flux de sous-traitance, en créant de nouveaux modèles de sourcing et en améliorant la satisfaction des opérationnels.
Créez un référentiel fournisseur structuré et capitalisez sur vos relations. Ainsi, vous construirez une véritable collaboration bidimensionnelle.
Enfin, diffusez vos appels d’offres à vos fournisseurs et à des acteurs de sourcing externes afin d’être plus efficace dans la recherche de compétence.
Avec ces 5 Étapes pour un Achat de Prestation Intellectuelle réussi, vous savez comment optimiser vos process. Dès maintenant, rejoignez les entreprises qui ont devancé la concurrence grâce à nos solutions en ligne.