Le VMS, solution incontournable des Achats de Prestations Intellectuelles
Au sommaire
1. Qu’est-ce qu’un VMS ?
2. Des fonctionnalités dédiées aux achats de PI
3. Les avantages d’un VMS pour votre entreprise
4. Sincro VMS
1. Qu’est-ce qu’un VMS ?
Un Vendor Management System ou VMS, aussi appelé système de gestion des fournisseurs, est un logiciel dédié aux processus de gestion des partenaires de services externes.
En rassemblant l’ensemble des parties prenantes autour d’une même solution et des référentiels communs, le VMS permet aux entreprises d’optimiser leurs activités de sourcing, de pilotage des missions, de facturation et d’analyse.
Plus précisément, c’est un outil central pour :
La diffusion des besoins et la validation des propositions ;
La gestion des contrats et des bons de commande ;
Le pilotage des missions et projets ;
L’administration et l’évaluation du panel fournisseurs ;
La mesure de performance et le reporting des achats de PI.
2. Pourquoi utiliser un VMS pour gérer les achats PI ?
2.1 Sourcing de compétences
Le premier processus que permet de digitaliser un VMS est le sourcing de compétences, pivot central de la stratégie d’achat de prestation intellectuelle. La solution est le support des actions de diffusion des besoins, de gestion des propositions et d’onboarding des nouveaux partenaires.
En outre, cette centralisation au sein d’un même outil permet de rationaliser considérablement les interactions des multiples parties prenantes qui prennent part au sourcing.
2.2 Contractualisation
Les fonctionnalités de contractualisation sont nativement intégrées au sein d’un Vendor Management System. En plus de supporter votre workflow de signature avec vos fournisseurs, la génération des contrats et la signature électronique disponible dans l’application sont des atouts d’efficacité opérationnelle importants.
2.3 Gestion et suivi des prestations avec VMS
En tant qu’outil de pilotage centralisé, votre VMS vous ouvre également l’accès à des interfaces de suivi de l’intégralité de vos prestations, que ce soit des missions en régie ou au forfait. L’historique de collaboration avec vos partenaires est donc accessible à tout moment !
Émission des bons de commande, saisie des temps, gestion des renouvellements : faciliter les actions de gestion quotidienne et améliorer la visibilité que vous avez de l’activité achat au sein de votre structure.
2.4 Suivi facturation fournisseurs
Les interlocuteurs responsables de la facturation, clients ou fournisseurs, ont également leur place dans les processus portés par un Vendor Management System. Le suivi opérationnel des prestations dans la solution permet d’aboutir à la gestion intégrale du processus de facturation : suivi des encours fournisseurs, interface de dépôt des factures pour les partenaires, et gestion des règlements.
Vous avez bien sûr la possibilité d’interfacer votre solution VMS à l’ERP de votre entreprise afin d’automatiser le transfert d’informations vers les outils de gestion existants.
2.5 Suivi des sociétés & du panel fournisseur
Fini l’administration de votre panel fournisseur et des contacts sur un fichier Excel ! Vous avez la possibilité de construire un vrai référentiel des sociétés qui constitues votre référencement. En plus d’un partage d’information facilité au sein de votre société, vous enrichissez votre processus de fonctionnalités d’évaluations des partenaires de services et d’un suivi automatisé du devoir de vigilance.
2.6 Reporting & KPI
Pour finir, le déploiement d’un outil de digitalisation doit pouvoir générer un meilleur pilotage global du processus métier en question. En ce sens, un VMS sera la source privilégiée d’information pour la construction de vos KPI d’achat de PI.
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3. Les avantages d’un VMS pour votre entreprise
3.1 Une solution achat dédiée à la gestion des prestations intellectuelles
La prestation intellectuelle est une catégorie d’achat qui nécessite des outils dédiés capables de s’adapter à certaines spécificités du service : types de contractualisation, gestions des ressources et des partenaires, obligations légales, etc. L’efficacité des équipes opérationnelles qui auront la charge de cette activité est grandement influencée par la mise en place d’une solution dédiée.
La centralisation du suivi des missions et la collaboration de toutes les parties prenantes au sein d’un VMS génèrent des bénéfices concrets en termes de temps passé et de coût de gestion. L’enjeu est double : apporter de la valeur aux interlocuteurs (interne et externe) tout en éliminant les e-mails et les appels téléphoniques chronophages.
Enfin, la mise en place d’une base commune permet la construction d’un reporting complet sur le coût et la qualité des missions déléguées. L’analyse de données au fil de l’eau améliore la réactivité du département achat aux tendances du marché.
3.2 Une solution de mise en place et support des processus achats internes
Les exigences de qualité et de conformité qui guident la mise en place d’une politique achat nécessitent d’être portés à tous les niveaux de l’entreprise. En structurant les échanges entre les différentes parties prenantes, le Vendor Management System est garant de l’implémentation des processus internes :
Application des procédures de référencement ;
Évaluation des partenaires ;
Gestion du devoir de vigilance…
La standardisation de la gestion contractuelle et opérationnelle apportera également rapidement une baisse de la complexité, y compris sur de gros volume de prestations.
Une bonne gestion des achats de prestations intellectuelles à l’aide d’un VMS rendra vos processus plus flexibles.
3.3 Imposer une meilleure mise en concurrence du panel fournisseur et uniformiser le sourcing des compétences
L’uniformisation des pratiques de sourcing est un enjeu majeur pour les directions achats des grands groupes. Que ce soit au sein d’un panel de partenaires référencés ou à plus grande échelle, la recherche de compétences se doit d’être encadrée et conforme à la politique achat de l’entreprise.
Une solution VMS permet de répondre à cette problématique tout en garantissant un bon niveau d’autonomie aux prescripteurs internes.
D’une part, ils ont une meilleure visibilité sur le panel fournisseur et disposent d’un processus standardisé de diffusion des besoins. D’autre part, les acheteurs suivent les consultations en toute transparence grâce à une meilleure visibilité sur les sociétés interrogées et les négociations.
En d’autres termes, un sourcing plus efficace et pérenne !
4. Sincro VMS
Notre plateforme Sincro VMS est conçue pour faciliter le travail de votre service achats et booster ses performances.
En combinant les avantages d'une plateforme d'intermédiation avec ceux d'un Vendor Management System, Sincro propose une solution de pointe pour la gestion de la sous-traitance.
Vous retrouverez dans notre solution les fonctionnalités et avantages détaillés ci-dessus qui vous permettront de construire avec vos partenaires l’entreprise étendue de demain.
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